Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Volta Vista, gevestigd aan Frontstraat 1L, 5405 AK Uden, is verantwoordelijk voor de verwerking die in deze verklaring wordt beschreven. Volta Vista is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 60238372.

Voor vragen over privacy kunt u mailen naar info@voltavista.nl.

2. Contact opnemen

Via het contactformulier verwerken we uw naam, e-mailadres, onderwerp en bericht. Organisatienaam en telefoonnummer zijn optioneel. We gebruiken deze gegevens uitsluitend om uw vraag te beoordelen, erop te reageren en eventueel vervolgcontact te onderhouden.

Dit doen we om op uw verzoek stappen te kunnen zetten vóór een mogelijke overeenkomst en op basis van ons gerechtvaardigde belang om vragen zorgvuldig af te handelen. Vul geen BSN, medische gegevens of andere gevoelige persoonsgegevens in.

Gewone contactberichten bewaren we maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact. Leidt het contact tot een overeenkomst, dan kan relevante correspondentie langer worden bewaard zolang dat nodig is voor de uitvoering daarvan of een wettelijke administratieplicht.

3. Account en digitale leeromgeving

Voor de afgeschermde leeromgeving verwerken we account- en toegangsgegevens, zoals uw gebruikersnummer, e-mailadres, organisatie, lidmaatschap en rol. De aanmelding en accountbeveiliging worden verzorgd door Clerk.

In de individuele route worden persoonlijke antwoorden, keuzes en afgeleide samenvattingen automatisch privé aan uw account gekoppeld en online opgeslagen. Een aparte knop voorprivé bewaren is niet meer nodig. U ziet de opslagstatus bij de kaart en kunt uw antwoorden per kaart of gezamenlijk verwijderen via Mijn Volta Vista. Zinnen en tips komen alleen in Mijn geheugensteuntjes nadat u die zelf toevoegt. Op het gedeelde teamscherm verzamelen we geen persoonlijke antwoorden. De werkkopie blijft tijdelijk in het geheugen van de geopende pagina. We schrijven oefenantwoorden niet naar de blijvende browseropslag. Bij uitloggen, wisselen van account of organisatie, sluiten of vernieuwen van de pagina vervalt de werkkopie. Online opgeslagen antwoorden blijven beschikbaar.

Wanneer u het eindpunt van een individuele kaart bereikt, kan die kaart automatisch als afgerond worden geregistreerd. Een bevoegde beheerder van uw organisatie kan uw naam, uw volledige e-mailadres en per beschikbare kaart uw afrondingsstatus zien. Als uw naam ontbreekt, tonen we uw e-mailadres als naam. De beheerder ziet niet uw ingevulde antwoorden, reflecties of persoonlijke samenvattingen. Teamroutes slaan geen persoonlijke antwoorden of individuele voltooiing op.

Deze verwerking is nodig om de overeengekomen leeromgeving te leveren, toegang te beveiligen, gekozen voortgang te bewaren en organisaties beperkte voortgangsinformatie te geven.

Teamfeedback na een kaart

U kiest zelf of u feedback wilt delen en over welk eigen team het gaat. U kiest de ontvanger: de teamleider of een andere contactpersoon die het bedrijf heeft ingesteld, bijvoorbeeld HR. Naam en functie staan vóór het delen in beeld. Alleen de gekozen ontvanger krijgt de reactie, zonder automatische kopie. Met naam delen en een gesprek aanvragen zijn afzonderlijke keuzes. Uw persoonlijke oefenantwoorden worden niet meegestuurd. Bij niets delen slaan we geen feedback of weigering op.

Bij delen met naam bewaren we uw naam, het team, de kaart, het gekozen onderwerp, uw bericht en een eventueel gespreksverzoek. De gekozen ontvanger kan de reactie na het delen lezen. Een opvolger krijgt niet automatisch toegang tot eerder aan een ander gerichte reacties. Bedrijfsbeheer en platformbeheer geven niet automatisch inzage in feedback; bevoegd technisch beheer kan wel toegang tot de opslag hebben.

Bij delen zonder naam staat geen naam, gebruikersnummer, team, kaartnummer of individueel inzendtijdstip bij de tekst. De gekozen ontvanger ziet de weekbundel vanaf de eerstvolgende maandag om 08.30 uur Nederlandse tijd, ook bij één reactie. Er is geen zichtbaar aantal wachtende reacties. Een aparte technische registratie voorkomt dubbele inzendingen; deze bevat geen feedbacktekst en geen verwijzing naar de tekst. Vrije tekst kan u of anderen toch herkenbaar maken. Zet er daarom geen namen of onnodig herkenbare bijzonderheden in. Volledige anonimiteit tegenover ontvangers, technische beheerders en dienstverleners wordt niet gegarandeerd. Dit formulier is niet voor dringende vragen.

De digitale schrijfhulp werkt op het geopende scherm. Alleen de tekst die u na controle zelf deelt, wordt verzonden. Er wordt daarvoor geen tekst naar een externe AI-dienst verstuurd. Met naam gedeelde feedback maakt deel uit van een gegevenskopie die u kunt opvragen. Bij het wissen van uw online oefengegevens kiest u zelf of deze feedback ook wordt verwijderd of met uw naam bewaard blijft. Tekst zonder naam heeft geen persoonlijke terugzoekkoppeling en kan na versturen niet via uw account worden ingetrokken. Een deelnamecontrole voor een nog niet vrijgegeven weekbundel kan na het wissen blijven bestaan om dubbele bijdragen te voorkomen.

Teamfeedback blijft binnen de betreffende organisatie bewaard zolang die voor het leertraject nodig is. Bij verwijdering van de organisatie wordt ook deze feedback verwijderd. Voor vragen of een verzoek over een herkenbare tekst kunt u contact opnemen via info@voltavista.nl.

Wanneer uw lidmaatschap eindigt, vervallen uw organisatietoegang en eventuele beheer- en ontvangersrechten. Dit wist niet automatisch uw persoonlijke oefenantwoorden of eerder gedeelde feedback. De oorspronkelijke ontvanger kan eerder aan die persoon gerichte feedback blijven lezen zolang deze nog toegang heeft tot het bedrijf. Bij een nieuw lidmaatschap herleeft oude ontvangerstoegang niet. Ook na vertrek kunt u via Mijn gegevens uw eigen oefengegevens wissen en kiezen of uw met naam gedeelde feedback ook wordt verwijderd. Bij definitieve verwijdering van uw gebruikersaccount wordt uw met naam gedeelde feedback eveneens opgeruimd.

Persoonlijke gesprekken

Via uw bestaande account kunt u persoonlijke gesprekken voeren met medewerkers van uw organisatie. Alleen de twee deelnemers krijgen via de leeromgeving toegang. Bedrijfsbeheer of platformbeheer geeft geen extra inzage in gesprekken. Bevoegd technisch beheer kan toegang tot de opslag hebben. We bewaren de deelnemers, hun oorspronkelijke lidmaatschappen, namen, het onderwerp, berichten, tijdstippen en leesstatus om het gesprek terug te vinden en te beantwoorden. Uw oefenantwoorden worden niet automatisch gedeeld.

Met collega’s praat u met naam. Als een naam ontbreekt, tonen we het volledige e-mailadres in de contactkeuze en bij gesprekken met zichtbare naam. Alleen bij uw eigen teamleider of een aangewezen aanspreekpunt van uw team of bedrijf kunt u bij het starten uw naam verbergen. De ontvanger ziet dan Anonieme medewerker, zonder uw accountgegevens. Het gesprek blijft aan uw account gekoppeld; dit is geen volledige anonimiteit tegenover technisch beheer. Herkenbare details in uw eigen tekst kunnen uw identiteit alsnog onthullen. De keuze blijft vast voor het hele gesprek.

Gesprekken blijven bewaard totdat ze worden verwijderd. Er is in deze eerste versie nog geen automatische bewaartermijn. Afsluiten stopt nieuwe berichten voor beide deelnemers en wist de bestaande berichten niet. Het wissen van oefengegevens laat gesprekken staan. Uw gegevenskopie bevat de gesprekken waartoe uw huidige lidmaatschap toegang geeft, met dezelfde naamafscherming als op het scherm. Bij vertrek vervalt toegang; de andere deelnemer kan eerdere berichten blijven lezen. Een nieuw lidmaatschap of een nieuwe teamleider krijgt geen oude gesprekken. Bij definitieve verwijdering van een deelnemersaccount of de organisatie verwijderen we het hele gesprek en de berichten. Voor een verzoek om eerdere verwijdering kunt u contact opnemen via info@voltavista.nl.

Bij nieuwe ongelezen chatberichten sturen we een melding naar het geverifieerde primaire e-mailadres van uw account. De mail bevat uitsluitend vaste meldingstekst en een link naar het gesprek; geen berichttekst, gespreksonderwerp of afzendernaam. U logt in om het gesprek te lezen. Meldingen worden per gesprek gebundeld: zolang eerdere berichten ongelezen zijn volgt geen extra mail, met maximaal één melding per halfuur. We bewaren een beperkte verzendregistratie zonder e-mailadres of chatinhoud om dubbele meldingen te voorkomen. Onze e-maildienst Brevo verwerkt voor de bezorging het ontvangeradres en deze melding. Na vertrek of intrekking van toegang sturen we geen nieuwe chatmeldingen. Verwijdering van een gesprek verwijdert ook de bijbehorende verzendregistratie.

4. Beveiliging en misbruik voorkomen

We nemen technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen. Voor het contactformulier gebruiken we invoercontroles, een verborgen spamveld en een verzendlimiet. Daarvoor wordt van het IP-adres een niet direct leesbare beveiligingscode gemaakt. Alleen deze code, het aantal pogingen en tijdstippen worden gebruikt; niet het gewone IP-adres in de formulierdatabase. Records ouder dan zeven dagen worden niet meer gebruikt en bij een volgende geldige formulierinzending opgeruimd.

5. Technische dienstverleners

We gebruiken gespecialiseerde dienstverleners voor websitehosting en opslag, beveiligde accounttoegang, e-mailbezorging en de zakelijke mailbox. Deze partijen mogen persoonsgegevens alleen verwerken voor zover dat nodig is voor de afgesproken dienstverlening, beveiliging en wettelijke verplichtingen.

Sommige dienstverleners of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval wordt gebruikgemaakt van een erkend doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of Europese standaardcontractbepalingen. We verstrekken persoonsgegevens niet aan andere partijen, tenzij dat nodig is voor onze dienstverlening of wettelijk verplicht is.

6. Bewaartermijnen en verwijderen

Online bewaarde oefeningen en persoonlijke voorkeuren blijven staan totdat u ze zelf verwijdert, uw account wordt verwijderd of bewaren niet langer nodig is voor de dienstverlening. Organisatievoortgang wordt verwijderd wanneer u al uw online gegevens wist of wanneer het betreffende lidmaatschap of de organisatie wordt verwijderd.

Via Mijn gegevens kunt u uw online oefengegevens in één keer verwijderen. Een kopie van uw gegevens kunt u opvragen via info@voltavista.nl. Bij het verwijderen kiest u apart of uw met naam gedeelde feedback ook wordt gewist. Als u die feedback wilt bewaren, blijft deze met uw naam aan uw account gekoppeld en beschikbaar voor de aangewezen ontvangers. U kunt deze later alsnog verwijderen. Echt anonieme feedback blijft staan, omdat die niet aan uw account gekoppeld is. Na het wissen blijft een technische resetmarkering zonder oefenantwoorden bewaard, voor zover nodig om te voorkomen dat een oude sessie gewiste gegevens terugplaatst. Eerder door deze app opgeslagen browserkopieën worden bij gebruik van de bijgewerkte website op dat apparaat opgeruimd. Bestanden die u zelf heeft gedownload, verwijdert u zelf.

7. Browseropslag en cookies

De website gebruikt noodzakelijke cookies en korte meldingen tussen tabbladen voor inloggen, accountwisseling en het doorgeven van verwijderverzoeken. Die meldingen bevatten geen oefenantwoorden. Werkkopieën en wachtende voortgangsregistraties blijven alleen in het geheugen van de geopende pagina. Wacht op de online opslagbevestiging voordat u afsluit; bij een verbindingsprobleem kunnen nog niet opgeslagen wijzigingen verloren gaan. Clerk gebruikt noodzakelijke authenticatiecookies om uw sessie te beveiligen. Volta Vista gebruikt momenteel geen advertentiepixels, marketingcookies of bezoekersprofilering.

8. Uw rechten

U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. Ook kunt u in bepaalde gevallen bezwaar maken tegen een verwerking. Stuur uw verzoek naar info@voltavista.nl. We kunnen om aanvullende informatie vragen wanneer dat nodig is om uw identiteit veilig vast te stellen.

Bent u niet tevreden over onze afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Geen automatische besluiten

Volta Vista gebruikt de in deze verklaring beschreven persoonsgegevens niet voor volledig geautomatiseerde besluiten die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen hebben.

10. Wijzigingen

Als de website, gegevensverwerking of gebruikte dienstverleners wezenlijk verandert, passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat altijd de datum van de nieuwste versie.